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Táticas para organizar a secretaria da sua escola de dança
A secretaria é o setor responsável pela manutenção dos registros, arquivos e documentação dos alunos, professores e funcionários da escola de dança, além da execução dos trabalhos administrativos e expedição de comunicados que apoiam as atividades desenvolvidas.
O ambiente é porta de entrada da escola e deve refletir sua filosofia de trabalho. Por isso, é essencial que apresente uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais, resolver as questões burocráticas e colocar o aluno sempre como prioridade no processo.
Confira dicas essenciais para manter a secretaria da sua escola de dança em ordem:
- Equipamentos adequados
O trabalho dos funcionários de uma secretaria escolar depende de alguns móveis e equipamentos específicos, que facilitam a organização do trabalho. Assim, os próprios funcionários devem informar os gestores quanto à necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros, muito úteis na organização deste setor. É essencial ainda manter o ambiente apresentável, limpo e acolhedor para os alunos e pais.
- Arquivos organizados
É importante que a secretaria adote uma forma de categorização de arquivos, dependendo das necessidades de organização. Os documentos devem ser arquivados de maneira que facilite seu manejamento pelos funcionários. Também é fundamental que as informações e dados sobre os alunos estejam atualizados.
- Mantendo a organização
Crie procedimentos de arrumação contínua do local, de forma a manter a secretaria da sua escola de dança e os arquivos sempre organizados. Deve haver uma cobrança para que os documentos e materiais já utilizados sejam devolvidos ao seu local de origem e que os que não são utilizados sejam descartados.
- Apresentação e atendimento
A secretaria realiza parte das funções de relacionamento com as famílias dos alunos. Assim, é importante que a sua escola de dança invista em criar um espaço convidativo e aconchegante. Uma boa ideia são os murais destinados à comunidade escolar, com fotos de apresentações, calendários e informações importantes. Além disso, é importante oferecer um atendimento prestativo, com funcionários bem preparados para solucionar problemas burocráticos, atender ao telefone, acolher as crianças e encaminhá-las de forma adequada para as aulas.
- Tecnologia
A tecnologia contribui para a organização do espaço escolar e facilita a vida dos funcionários, como sistemas de gestão escolar para armazenar informações. O Sistema WebDança otimiza a organização da secretaria, reduzindo a utilização de papel e de espaço físico para o armazenamento de arquivos. Através dele é possível cadastrar alunos, emitir boletins e boletos, entre diversas outras funções. O WebDança permite que os funcionários da secretaria fiquem menos sobrecarregados e realizem suas funções de maneira mais organizada.
Como anda a organização da secretaria da sua escola de dança? Coloque em práticas as nossas dicas e compare as diferenças.
